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Web seminars

Notes on data processing

In the following we would like to inform you about data processing when using the video conferencing tool Cisco Webex Meetings (hereinafter referred to as Webex). Webex is a service offered by Cisco Systems Inc. (hereinafter referred to as Cisco), headquartered in San José California, USA. A contract for commissioned processing according to Art. 28 GDPR and standard contractual clauses according to Art. 46 GDPR have been concluded between Chr. Mayr GmbH + Co.KG (hereinafter referred to as mayr) and the company Cisco. An additional applicable Privacy Notice by Cisco can be found here:
Cisco Online Privacy Statement

Responsible entity

Chr. Mayr GmbH + Co. KG
Eichenstrasse 1
PO Box 11 11
D-87665 Mauerstetten (Germany)
Phone: +49 (0)8341 804-0
Email: public.mayr@mayr.de

Contact details for the Data Protection Officer

Thomas Huber
Chr. Mayr GmbH + Co. KG
Eichenstraße 1
D-87665 Mauerstetten (Germany)
Phone: +49 (0)8341 - 804-0
Email: datenschutz@mayr.de

Please note

If you visit the Cisco website, the provider of “Cisco Webex Meetings” is responsible for data processing. However, accessing the website is only necessary to download the software for “Cisco Webex Meetings”. You can also use “Cisco Webex Meetings” by directly entering the respective meeting ID and, if necessary, further access data for the meeting in the "Webex" app. If you do not wish to, or cannot use the “Webex” app, then the basic functions can be operated via a browser version, which you can also find on Cisco's website.

Type, Scope and Purpose of Data Processing

When using the Webex service provided by mayr for conducting online webinars, the following data is processed:

The following registration information is processed for registration and use of the service:

  • First name, surname
  • Company
  • Email address
  • ZIP code
  • Address (optional)
  • City (optional)
  • Country (optional)
  • Phone number (optional)

The following host and usage information is processed for use of the service and for diagnostics regarding technical issues:

  • IP address
  • Meeting password
  • User agent identification
  • Hardware type
  • OS type and version
  • Client version
  • IP addresses along the network path
  • MAC address of the endpoint (if applicable)
  • Service version
  • Actions taken
  • Information on the meeting (title, date and time, frequency, average and actual duration, number, quality, network activity and network connectivity)
  • Number of meetings
  • Number of screen sharing and non-screen sharing meetings
  • Number of participants
  • Host name
  • Screen resolution
  • Join method
  • Information on performance, troubleshooting and diagnosis

The following information on TAC supprt is processed for provision of support, for checking the quality of the support service and for conducting an analysis of the service solution

  • First name, surname
  • Email address
  • Phone number of the employee who was asked to open the service request
  • Authentication information (without passwords)
  • Information regarding the state of the system
  • Registration data on software installations and hardware configurations
  • Error tracking files

Following the Webex webinar, mayr will process the following data for customer acquisition, consultation and support; for sending general information relating to mayr (e.g. newsletters); for sending invitations to trade fairs, professional events and seminars as well as information and offers for the purpose of advertising; for follow-up of the webinar and for CIP for the webinar

  • First name, surname
  • Company
  • Email address
  • ZIP code
  • Address (optional)
  • City (optional)
  • Country (optional)
  • Phone number (optional)

Thanks to the data protection-friendly default settings that mayr selected when configuring webex, the following personal data cannot be viewed by the participants: Participant list, chat, desktop sharing and camera. The functions are deactivated by default and cannot be activated independently by the participants. Chatting is only possible between the participant and the facilitator, not between participants.

Frankfurt/Main is the only server location configured for Cisco webex.

Participation in the mayr-webinars is only possible using the mayr invitation link (sent by email).

Deletion and storage

Your personal data shall only be stored by mayr for as long as is necessary to meet the above-mentioned purposes. Deviating from this, the storage period for webex has been set to a maximum of 360 days. This applies to webex webinar data that is processed by webex.

Legal basis

The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. b) in the case of participants who are employees of a company or sole traders. The purpose of the processing is the provision of product and/or application-specific specialist knowledge as a service, provided by mayr as a pre-contractual measure. The aim is to acquire new customers for mayr products or to strengthen and consolidate existing customer relationships.

The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f) for participants who are not employees of a company or sole traders. The purpose of the processing is the provision of product and/or application-specific specialist knowledge as a service provided by mayr.

Art 6 para 1 lit. f) shall apply as a legal basis for the processing taking place after the webex-webinar, unless the processing is already covered by Art 6 para 1 lit.b). The purpose of the processing is to constantly improve the mayr webex webinar offer, to acquire participants as future customers and to consolidate existing customer relations.

Data processing outside the European Union

Cisco Systems Inc. is headquartered in the USA. However, data processing takes place in a member state of the European Union. In the event of a malfunction, data may also be processed outside the European Union for analysis purposes. Mayr and Cisco Systems Inc. have agreed on standard contractual clauses that provide suitable guarantees for the protection of your personal data in accordance with Art. 46 of the GDPR, which correspond to the European level of data protection. The transfer of data takes place on the basis of a contract in accordance with Art. 28 GDPR.

Rights of data subjects

As a data subject, you may exercise the rights granted to you by the GDPR at any time:

  • the right to information as to whether and which of your data is being processed (Art. 15 GDPR);
  • the right to request the correction or completion of the data concerning you (Art. 16 GDPR);
  • the right to the deletion of the data concerning you in accordance with Art. 17 GDPR;
  • the right to request restrictions on the processing of the data in accordance with Art. 18 GDPR;
  • the right to data transfer in accordance with Art. 20 GDPR;
  • the right to object to future processing of data concerning you in accordance with Art. 21 GDPR

Furthermore, you have the right to file a complaint with the supervisory authority responsible for data protection matters (Art. 77 GDPR):

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
PO Box 1349
91504 Ansbach
Germany
Email: poststelle@lda.bayern.de
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

Validity of the Privacy Notice

This Privacy Notice is reviewed by mayr regularly in order to adapt it, if applicable, to any changes in relevant laws or regulations or to better meet your needs.

Hinweise zur Datenverarbeitung

Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Videokonferenztools Cisco Webex Meetings (nachfolgend Webex). Webex ist ein Service der Cisco Systems Inc. (nachfolgend Cisco) mit Sitz in San José Kalifornien, USA. Zwischen der Chr. Mayr GmbH + Co. KG (nachfolgend mayr) und Cisco wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Standartvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO geschlossen. Die darüber hinaus geltenden Datenschutzhinweise von Cisco können hier eingesehen werden: Cisco Online-Datenschutzrichtlinie

Verantwortliche Stelle

Chr. Mayr GmbH + Co. KG
Eichenstrasse 1
Postfach 11 11
D-87665 Mauerstetten
Telefon: +49 (0)8341 804-0
E-Mail: public.mayr@mayr.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Thomas Huber
Chr. Mayr GmbH + Co. KG
Eichenstraße 1
D-87665 Mauerstetten
Telefon: +49 (0)8341 - 804-0
E-Mail: datenschutz@mayr.de

Hinweis

Soweit Sie die Internetseite von Cisco aufrufen, ist der Anbieter von „Cisco Webex Meetings“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex Meetings“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Cisco Webex Meetings“ herunterzuladen. Sie können „Cisco Webex Meetings“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Webex“-App eingeben. Wenn Sie die „Webex“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Cisco finden.

Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Wenn Sie den von mayr zur Verfügung gestellten Dienst Webex für die Durchführung von Online-Webinaren nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:

Die folgenden Registrierungsinformationen werden zur Registrierung und Nutzung des Dienstes verarbeitet:

  • Vorname, Name
  • Firma
  • E-Mail-Adresse
  • Postleitzahl
  • Adresse (optional)
  • Stadt (optional)
  • Land (optional)
  • Telefonnummer (optional)

Die folgenden Host- und Nutzungsinformationen werden zur Nutzung des Dienstes und zur Diagnose technischer Probleme verarbeitet:

  • IP Adresse
  • Meetingpassword
  •  Benutzeragentenkennung
  • Hardwaretyp
  • Betriebssystemtyp und -version
  • Client-Version
  • IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads
  • MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend)
  • Serviceversion
  • ergriffene Maßnahmen
  • Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität)
  • Anzahl der Sitzungen
  • Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen
  • Zahl der Teilnehmenden
  • Hostname
  • Bildschirmauflösung
  • Join-Methode
  • Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose

Die folgenden Informationen zum TAC-Support werden verarbeitet, um Unterstützung anzubieten, die Qualität des Support-Service zu überprüfen und eine Analyse der Servicelösung durchzuführen:

  • Vorname, Name
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer des Mitarbeiters, der zum Öffnen der Serviceanforderung bestellt wurde
  • Authentifizierungsinformationen (ohne Passwörter)
  • Informationen zum Zustand des Systems
  • Registrierungsdaten zu Softwareinstallationen und Hardwarekonfigurationen
  • Fehlerverfolgungsdateien

Im Anschluss an das Webex-Webinar werden von mayr folgende Daten verarbeitet:

Die folgenden Registrierungsinformationen werden verarbeitet zur Kontaktaufnahme zur Kundengewinnung, -beratung und -betreuung; zum Übersenden allgemeiner Informationen in Bezug auf mayr (z. B. Newsletter); zum Übersenden von Einladungen zu Messen, Fachveranstaltungen und Seminaren sowie Informationen und Angeboten zum Zwecke der Werbung; zur Nachbereitung des Webinars; für den KVP zum Webinar:

  • Vorname, Name
  • Firma
  • E-Mail-Adresse
  • Postleitzahl
  • Adresse (optional)
  • Stadt (optional)
  • Land (optional)
  • Telefonnummer (optional)

Durch die datenschutzfreundlichen Voreinstellungen, die mayr bei der Konfiguration von webex getroffen hat, können folgende personenbezogene Daten nicht durch die Teilnehmenden eingesehen werden: Teilnehmerliste, Chat, Desktopfreigabe und Kamera. Die Funktionen sind per  Voreinstellungen ausgeschaltet und können nicht eigenhändig durch den Teilnehmer aktiviert werden. Ein Chat ist nur zwischen dem Teilnehmer und Moderator möglich, nicht zwischen den Teilnehmern.

Als Serverstandort für Cisco webex wurde alleinig Frankfurt/Main konfiguriert.

Die Teilnahme an den mayr-webinaren sind nur über den Einladungslink (Versand per eMail) von mayr möglich.

Löschung und Aufbewahrung

Ihre personenbezogenen Daten werden von mayr nur solange gespeichert, wie es zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Abweichend davon wurde bei webex die Speicherfrist auf maximal 360 Tage festgelegt. Dies gilt für die webex-Webinardaten die von cisco verarbeitet wurden.

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b), bei Teilnehmern die Mitarbeiter einer Firma oder Alleinunternehmer sind, zur Anwendung. Zweck der Verarbeitung ist die Vermittlung von Produkt- und/oder Anwendungsspezifischen Fachwissen als Serviceleistung von mayr als vorvertragliche Maßnahme. Ziel ist es, auf diesem Weg Kunden für die Produkte von mayr zu gewinnen bzw. bestehende Kundenverbindungen zu vertiefen und zu festigen.

Als Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f), bei Teilnehmern die nicht Mitarbeiter einer Firma oder Alleinunternehmer sind, zur Anwendung. Zweck der Verarbeitung ist die Vermittlung von Produkt- und/oder Anwendungsspezifischen Fachwissen als Serviceleistung von mayr.

Als Rechtsgrundlage für die nach dem webex-webinar stattfindenden Verarbeitungen kommt Art 6 Abs. 1 lit. f) zur Anwendung, sofern die Verarbeitung nicht schon durch Art 6 Abs 1 lit.b) abgedeckt ist. Zweck der Verarbeitung ist es, dass Angebot von mayr webex-webinaren an die Nutzer ständig zu verbessern, den Teilnehmer als künftigen Kunden zu gewinnen und bestehende Kundenverbindungen zu festigen.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Cisco hat ihren Hauptsitz in den USA. Die Datenverarbeitung erfolgt allerdings grundsätzlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union. Im Störungsfall können Daten auch außerhalb der Europäischen Union zu Analysezwecke verarbeitet werden. Mayr hat mit Cisco Standardvertragsklauseln vereinbart, durch die nach Maßgabe des Art. 46 DSGVO geeignete Garantien zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bestehen, die dem europäischen Datenschutzniveau entsprechen. Die Übermittlung der Daten erfolgt auf Basis eines Vertrages gem. Art. 28 DSGVO.

Rechte der Betroffenen

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO);
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Datenübertragung nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO):

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Postfach 1349
91504 Ansbach
Deutschland
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

Gültigkeit der Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise werden durch mayr regelmäßig überprüft, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze oder Verordnungen anpassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht werden zu können.

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